How to pass-on Knowledge using ad hoc Videos

In this post we offer you an example of how to work together with colleagues using Mind-Objects in conjunction with a screencast app (we use AZ Screen Recorder) to create short videos ad hoc.

Example: Product Design Process

As we were working on the new share feature, we designed the process itself with Mind-Objects. My colleague used a screencast software to explain his thoughts to me. Here is a snippet of the video I got (the voice is in German):

Why is this Way of Passing-on Knowledge so efficient?

  • Informal: it is an informal format – and as such it feels like talking to your colleagues. You will not get distracted by anything else than your notes. Others will see, that you are talking about concepts. No overhead. No shiny things. No visual clutter.
  • Fast: it takes only a few minutes to create a screencast (usually just the time of the video in the end)
  • Efficient: because of Mind-Objects you can switch between overview and detail or animate things ad hoc – all while explaining your thoughts using speech. This way storytelling gets a new dimension and spontaneity!

What you need

Set-Up

Prepare you Tablet with Mind-Objects

How to configure the Screencast App

Result of this Product Design Process

In the following video you see how our sharing feature can be used in Mind-Objects PRO (this video is also created with the method described above – and it is the result of our product design cycle):

Any questions? !

Wissensmanagement im Unternehmen: wie können Sie Wissen schnell und effizient dokumentieren und weitergeben?

Das Weitergeben von Wissen tritt nahezu in jeder Teamarbeit auf: bspw. erarbeiten Sie ein Konzept und stellen es ihren Kollegen vor. Oder jemand neues kommt ins Unternehmen und Sie wollen ihm etwas erklären.

Wenn Sie ihre Ideen zu einem Konzept vermitteln möchten, ist die Frage: wie können Sie ihre Gedanken schnell und effizient festhalten und vermitteln? Ohne viel Prosa schreiben zu müssen, die sich andere nur mühsam aneignen können – und die Sie sehr viel Zeit kostet?

Die Methodik

Unseren Erfahrungen zufolge ist es am besten, Wissen in kleine kurze Content-Elemente (z.B. Videos) zu fassen und diese dann intern auf einem Wiki zu verorten.

Ist ihr Aufwand niedrig, fällt es Ihnen leichter, schnell mal zwischendurch etwas festzuhalten und einem Kollegen zu senden. Folglich ist es wichtig, die Erstellungskosten von Videos sehr gering zu halten.

Dazu eignet sich die Arbeit mit Tablets hervorragend, da diese über Mikrofon und entsprechende Apps sofort aufnahmebereit sind, und Ihnen erlauben, kurze Erklärvideos zu erstellen.

Nutzen Sie nun dem Whiteboard ähnliche Software, die Ihnen erlaubt Sachverhalte frei und visuell darzustellen. Mit der Software Mind-Objects, welche für das visuelle Denken optimiert ist, werden Ihre Gedanken sogar zu begreifbaren Objekten, die Sie nach Belieben während dem Reden verschieben, skalieren und strukturieren können.

Beispiel: Produktdesign

Sehen sie selbst ein Beispiel aus unserem Arbeitsalltag, ein Kollege erklärt seine Überlegungen zur Entwicklung der Mind-Objects-Funktion zum Teilen von Zeichenflächen:

Was sind die Vorteile?

  • Effizient: Da Mind-Objects einen einzigartigen Zoom erlaubt (die Linien werden nicht dicker oder dünner beim Skalieren) können Sie sehr effektiv zwischen dem Überblick und Detailwissen wechseln. Auf diese Weise wird ein visuelles Denken und Storytelling möglich, was es bisher so nicht gab!
  • Informell: reden Sie mit Ihren Kollegen, als würden Sie live vor Ihnen stehen. Nichts lenkt Sie dabei ab, sie können sich voll auf die Sache konzentrieren. Visuelle Einfachheit.
  • Schnell: Sie brauchen nur ein paar Minuten zum Erstellen eines solchen Videos. Meistens exakt nur die Zeit die das Video dauert.

Was Sie dazu brauchen:

Probieren Sie es selbst:

  1. Zuerst Mind-Objects installieren.
  2. Dann die Screencast-App AZ Screen Recorder installieren. Eine optimale Konfiguration des Recorders wird in diesem Video beschrieben:

Viel Spaß bei der Erstellung von kurzen Wissensvideos! Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter – !

Set up Your Android Tablet for Presentations and Meetings

You have a tablet running Android and want to optimize your device for presentations?

The follwing settings (with links to further posts with detailed information) will boost your experience – and the one of your audience of course.

What you need are the following devices:

Prepare your Tablet for Screen Sharing

  • Optimize your notification panel for Screen Mirroring
  • (Samsung Galaxy NotePro and Galaxy Note 10.1 2014 Edition) Deselect the option “Multiwindow” to prevent the sidebar from distracting your work – just enable it on demand through the notification panel
  • Enable “Show Touches” for your audience, so that they see what you are doing
  • If you want to share your Mind-Objects screen in online-meetings you can use the App Cisco WebEx Meetings (or connect your tablet to a PC or MAC using SideSync and then use any online-meeting software to share the respective window showing the tablet screen)

Further UI Tweaks

  • Set your screen-timeout to 10 minutes for undistracted work with your tablet (settings > device > display)
  • (Samsung devices only) Disable S-Pen detachment options (German “Entnahmeoptionen”) by selecting “none” (in settings > controls > pen detachment options)
  • (Samsung devices only) If you are not using the S-Pen button functions and accidently pressing the button, you can disable the S-Pen button (settings > controls > S Pen > and disable “Air Command” (German S Pen-Befehle). Sidenote: the Tab A 9.7 has an improved S-Pen where you can’t press the button by accident that easy – so you won’t need to disable this funtion.
  • (Samsung NotePro) If you don’t need the “Magazine Screen” you can disable it like shown by a video from lawmanfj

Prepare for Content Sharing (using Mind-Objects)

  • Setup your e-mail account on the tablet (go to settings > general > accounts > e-mail) to be able to send screenshots directly out of Mind-Objects
  • If you don’t have an internet connection available you can also share your screenshots via Bluetooth or USB-Cable with other devices

Conclusion

With the settings above you are all set for using Mind-Objects in your daily work. If you are new to your website: check out our page about Mind-Objects.

We are happy to answer any of your questions – !

How to Connect your Samsung GALAXY Note Tablet to a Projector or Screen wireless using the AllShare EAD-T10E Link Cast Dongle

What you need

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Setting up the Wireless Connection

The video shows the following steps for connecting your tablet via a Link Cast Dongle to another screen (wireless):

  1. Connect the power supply to the Dongle
  2. Plug in the HDMI cable (preferrably use the one shipped with the dongle, since not every cable has the required HDMI standard)
  3. If you connect your tablet with the dongle for the first time, press the button on the Dongle (do that before you start any connection on the tablet – otherwise we experienced problems)
  4. Turn on WiFi (if there is a known WiFi network wait untill it is connected)
  5. Choose “Screen Mirroring” from the settings menu or from the notification panel (if you have a new Dongle, usually the Firmware is beeing updated via the tablet, don’t disconnect it during the process)

We prefer using the notification panel, since you are way faster, than when you open up the settings menu first. In the beginning of the video, we show you how to configure your notification panel for this purpose.

Side note:

Alternatively you may use a micro-USB cable (not shipped with the Dongle) to connect the power supply to a screen directly. This works with most TVs, since they have the USB port right next to an HDMI port:

Mind-Objects-AllShareUSB

If you are looking for an alternative to the AllShare LinkCast Dongle look at this post: Alternatives to the Samsung AllShare LinkCast Dongle for Sharing your Android Tablet Screen

Have a good presentation!

If you have any questions or need further information please use the comments below or. We are happy to help you!

Presenting with an Android Device: Show Your Touches to the Audience for better Awareness

If you share your Android tablet screen with an audience (e.g. for a meeting or presentation) it is helpful to enable “Show Touches”. Why? Because your audience can see how you interact with the device (e.g. when you start zooming or panning). This awareness helps them to stay oriented and engaged in your presentation.

Now we show you how to enable “Show Touches” for this purpose:

Go to System Settings and tap "about device" or "about tablet"
1. Go to SETTINGS > GENERAL > ABOUT DEVICE > tab 5-7 times on “Build number” to enable DEVELOPER OPTIONS
"Show Touches" in the Developer Settings Menu in Android 5
2. Go to the DEVELOPER OPTIONS menu and enable “SHOW TOUCHES”

With these settings, all interactions with your device are shown to an audience (Touch and S-Pen). This is especially helpful if you use Mind-Objects during meetings or presentations.

Any questions? – !